KI-gestützte Rechnungserfassung

Leitfaden für Mitarbeiter: KI-gestützte Rechnungserfassung in Buildeazy

Willkommen zum Beta-Test der automatisierten Rechnungserkennung!

1. Was ist die KI-Analyse und was ändert sich für Sie?

Bisher mussten Eingangsrechnungen manuell abgetippt werden (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto-/Bruttobeträge, Skontofristen, Projekt- und Auftragszuordnung).

Mit der neuen KI-Analyse übernimmt das System das Vorbelegen der Felder automatisch:

Kein Abtippen mehr: Die Daten stehen direkt beim Öffnen der Rechnung in der Erfassungsmaske.

Intelligente Zuordnung: Buildeazy versucht automatisch den richtigen Lieferanten, das Projekt und – falls vorhanden – den passenden Auftrag zuzuordnen.

Ihre Rolle als Mitarbeiter: Sie müssen die Daten nicht mehr eintippen, sondern nur noch kurz kontrollieren und die Rechnung anschließend wie gewohnt in den Prüflauf geben.

[Wichtig!] Vier-Augen-Prinzip bleibt bestehen:
Die KI dient als intelligenter Assistent. Keine Rechnung wird ohne Ihre Bestätigung gespeichert oder weitergeleitet. Sie behalten immer die volle Kontrolle.

2. Die beiden Rechnungsarten im Vergleich

In der Praxis treffen zwei Arten von Rechnungen ein:

Merkmal	E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)	Klassisches PDF (Scan / normales PDF)
Wie erkenne ich das?	Grüner Hinweis: „E-Rechnung (XML)“ im Banner	Blauer Hinweis: „Klassisches PDF (KI-Analyse)“
Wie liest das System die Daten?	Die Daten sind strukturiert im XML-Anhang der PDF eingebettet.	Das multimodale KI-Modell analysiert das Dokument visuell (wie das menschliche Auge).
Genauigkeit der Beträge & Nummern	100 % mathematisch exakt (keine Lesefehler möglich).	Sehr hoch (meist 95–99 %), sollte jedoch kurz auf Tippfehler geprüft werden.
Projekt- & Auftragszuordnung	Erfolgt intelligent anhand von Bestellnummern, Baustellenangaben und Kontext.	Erfolgt intelligent anhand des gesamten Rechnungsbildes.
Skonto & Zahlungsziele	Werden direkt aus den Zahlungsbedingungen des XML übernommen.	Werden aus dem Text/Fließtext erkannt und berechnet.

3. Visuelle Farbkennzeichnung in der Erfassungsmaske

Damit Sie sofort sehen, woher ein Wert stammt und was geändert wurde, nutzt Buildeazy ein eindeutiges Farbsystem:

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│  🟣 VIOLETTE UMRANDUNG:                                │
│     Feld wurde durch KI oder E-Rechnung vorbelegt.    │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│  🟠 ORANGE UMRANDUNG:                                  │
│     Feld wurde von Ihnen manuell überschrieben.        │
│     Darunter: „Geändert (ursprünglicher KI-Wert: ...)“ │
│     [ Zurücksetzen ] Button                           │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

Die „Zurücksetzen“-Funktion (Reset)

Haben Sie einen Wert geändert und möchten doch wieder den von der KI ermittelten Originalwert übernehmen?

Direkt unter dem geänderten Feld erscheint der Hinweis:
„Geändert (ursprünglicher KI-Wert: 12.345,67 €)“

Ein Klick auf den Button Zurücksetzen stellt den ursprünglichen Dokumentenwert sofort wieder her.

4. Das Analyse-Banner & Abweichungswächter

Oben über dem Formular zeigt ein Informationsbanner den Status der Erkennung an:

A. Konfidenzwert (Erkennungsgenauigkeit)

Ein Badge zeigt die Verlässlichkeit der Erkennung an (z. B. 98 %).

Bei E-Rechnungen liegt dieser Wert immer bei 100 %.

B. Sicherheits-Check: IBAN-Abweichung!

[WARNING] Achtung bei geänderter Bankverbindung:
Weicht die IBAN auf der Rechnung von der beim Lieferanten in Buildeazy hinterlegten IBAN ab, warnt Sie das System sofort im gelben Banner:
„IBAN auf dem Dokument weicht von den Stammdaten ab.“
Dies schützt effektiv vor betrügerischen Rechnungsfälschungen.

C. Abweichungen zu hinterlegten Aufträgen (Deviations)

Wurde die Rechnung einem Auftrag zugeordnet, aber auf der Rechnung steht z. B. ein anderes Zahlungsziel oder Skonto als im Buildeazy-Auftrag vereinbart?

Das System zeigt Ihnen die Differenz an.

Sie können entscheiden, ob die Konditionen des Auftrags gelten oder per Klick auf „Dokumentwert übernehmen“ der Wert der Rechnung übernommen werden soll.

5. Bounding-Boxen im Beleg (PDF-Fundstellen)

Beim Klick in ein Formularfeld (oder beim Überfahren) hebt der PDF-Betrachter auf der linken Seite die exakte Stelle im Beleg farblich hervor, an der die KI diesen Wert gefunden hat. So lässt sich jeder Wert in Sekundenschnelle gegenlesen, ohne langes Suchen.

6. Schritt-für-Schritt-Ablauf für Mitarbeiter

Rechnung hochladen: Beleg per Drag & Drop oder über die Inbox öffnen.

KI-Verarbeitung abwarten: Die Meldung „KI analysiert Rechnungsdokument…“ erscheint für ca. 2–4 Sekunden.

Prüfen:
- Lieferant, Projekt und ggf. Auftrag prüfen.
- Rechnungsnummer, Datum und Brutto-/Nettobetrag kurz mit der PDF links abgleichen.
- Prüfen, ob Skonto- oder Zahlungsfristen korrekt hinterlegt sind.

Ggf. anpassen: Bei Bedarf Werte einfach korrigieren (orange Markierung). Bei Fehlern hilft der Zurücksetzen-Button.

Erfassen: Wie gewohnt auf „Rechnung erfassen“ bzw. „Weiterleiten“ klicken.

7. Häufige Fragen (FAQ)

1. Was mache ich, wenn die KI ein Projekt oder einen Auftrag falsch zugeordnet hat?
Einfach das Dropdown anklicken und das richtige Projekt bzw. den richtigen Auftrag auswählen. Der manuelle Wert überschreibt den KI-Vorschlag sofort.

2. Was passiert, wenn eine Rechnung sehr schlechte Scan-Qualität hat?
Das System erkennt minderwertige Scans und signalisiert dies durch einen niedrigeren Konfidenzwert. In diesem Fall sollten Sie die Beträge besonders sorgfältig prüfen oder fehlende Werte manuell nachtragen.

3. Lernt das System mit?
Ja, über die Stammdaten und den Projektkontext: Das System trainiert kein externes Modell mit Ihren Belegdaten (höchste Datensicherheit und DSGVO-Konformität). Stattdessen lernt Buildeazy über Ihre Datenbasis mit: Wenn Sie Lieferanten, Bankverbindungen, Aufträge und Projekte im System pflegen oder korrigieren, stehen diese Informationen der KI bei künftigen Rechnungen desselben Lieferanten sofort als Such- und Abgleichskontext zur Verfügung. Je vollständiger die Stammdaten und Aufträge gepflegt sind, desto treffsicherer ordnet das System neue Rechnungen automatisch zu.

Viel Erfolg beim Beta-Test! Bei Auffälligkeiten, Wünschen oder Fragen wenden Sie sich jederzeit gerne an unseren Support.