# KI-gestützte Rechnungserfassung

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## 1. Was ist die KI-Analyse und was ändert sich für Sie?

Bisher mussten Eingangsrechnungen manuell abgetippt werden (Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Netto-/Bruttobeträge, Skontofristen, Projekt- und Auftragszuordnung).

Mit der neuen **KI-Analyse** übernimmt das System das Vorbelegen der Felder automatisch:

- **Kein Abtippen mehr:** Die Daten stehen direkt beim Öffnen der Rechnung in der Erfassungsmaske.
- **Intelligente Zuordnung:** Buildeazy versucht automatisch den richtigen Lieferanten, das Projekt und – falls vorhanden – den passenden Auftrag zuzuordnen.
- **Ihre Rolle als Mitarbeiter:** Sie müssen die Daten nicht mehr eintippen, sondern **nur noch kurz kontrollieren** und die Rechnung anschließend wie gewohnt in den Prüflauf geben.

> <span style="color: rgb(45, 194, 107);">\[Wichtig!\]</span> **Vier-Augen-Prinzip bleibt bestehen:**  
> Die KI dient als intelligenter Assistent. Keine Rechnung wird ohne Ihre Bestätigung gespeichert oder weitergeleitet. Sie behalten immer die volle Kontrolle.

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## 2. Die beiden Rechnungsarten im Vergleich

In der Praxis treffen zwei Arten von Rechnungen ein:

<table id="bkmrk-merkmal-e-rechnung-%28"><colgroup> <col style="width: 33%;"></col> <col style="width: 33%;"></col> <col style="width: 33%;"></col> </colgroup><thead><tr><th style="text-align: left;">Merkmal</th><th style="text-align: left;">E-Rechnung (XRechnung / ZUGFeRD)</th><th style="text-align: left;">Klassisches PDF (Scan / normales PDF)</th></tr></thead><tbody><tr><td style="text-align: left;">**Wie erkenne ich das?**</td><td style="text-align: left;">Grüner Hinweis: *„E-Rechnung (XML)“* im Banner</td><td style="text-align: left;">Blauer Hinweis: *„Klassisches PDF (KI-Analyse)“*</td></tr><tr><td style="text-align: left;">**Wie liest das System die Daten?**</td><td style="text-align: left;">Die Daten sind strukturiert im XML-Anhang der PDF eingebettet.</td><td style="text-align: left;">Das multimodale KI-Modell analysiert das Dokument visuell (wie das menschliche Auge).</td></tr><tr><td style="text-align: left;">**Genauigkeit der Beträge &amp; Nummern**</td><td style="text-align: left;">**100 % mathematisch exakt** (keine Lesefehler möglich).</td><td style="text-align: left;">**Sehr hoch (meist 95–99 %)**, sollte jedoch kurz auf Tippfehler geprüft werden.</td></tr><tr><td style="text-align: left;">**Projekt- &amp; Auftragszuordnung**</td><td style="text-align: left;">Erfolgt intelligent anhand von Bestellnummern, Baustellenangaben und Kontext.</td><td style="text-align: left;">Erfolgt intelligent anhand des gesamten Rechnungsbildes.</td></tr><tr><td style="text-align: left;">**Skonto &amp; Zahlungsziele**</td><td style="text-align: left;">Werden direkt aus den Zahlungsbedingungen des XML übernommen.</td><td style="text-align: left;">Werden aus dem Text/Fließtext erkannt und berechnet.</td></tr></tbody></table>

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## 3. Visuelle Farbkennzeichnung in der Erfassungsmaske

Damit Sie sofort sehen, woher ein Wert stammt und was geändert wurde, nutzt Buildeazy ein eindeutiges Farbsystem:

```
┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│  🟣 VIOLETTE UMRANDUNG:                                │
│     Feld wurde durch KI oder E-Rechnung vorbelegt.    │
└────────────────────────────────────────────────────────┘

┌────────────────────────────────────────────────────────┐
│  🟠 ORANGE UMRANDUNG:                                  │
│     Feld wurde von Ihnen manuell überschrieben.        │
│     Darunter: „Geändert (ursprünglicher KI-Wert: ...)“ │
│     [ Zurücksetzen ] Button                           │
└────────────────────────────────────────────────────────┘
```

### Die „Zurücksetzen“-Funktion (Reset)

Haben Sie einen Wert geändert und möchten doch wieder den von der KI ermittelten Originalwert übernehmen?

- Direkt unter dem geänderten Feld erscheint der Hinweis:  
    *„Geändert (ursprünglicher KI-Wert: 12.345,67 €)“*
- Ein Klick auf den Button **`Zurücksetzen`** stellt den ursprünglichen Dokumentenwert sofort wieder her.

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## 4. Das Analyse-Banner &amp; Abweichungswächter

Oben über dem Formular zeigt ein Informationsbanner den Status der Erkennung an:

### A. Konfidenzwert (Erkennungsgenauigkeit)

- Ein Badge zeigt die Verlässlichkeit der Erkennung an (z. B. **98 %**).
- Bei E-Rechnungen liegt dieser Wert immer bei **100 %**.

### B. Sicherheits-Check vs. Stammdaten-Übernahme bei der IBAN

> \[<span style="color: rgb(224, 62, 45);">WARNING</span>\]
> 
> **1. Sicherheits-Check bei IBAN-Abweichung (Betrugsschutz):**  
> Ist beim Lieferanten in Buildeazy bereits eine IBAN hinterlegt, aber auf der Rechnung steht eine **andere** Bankverbindung, schlägt das System Alarm:  
> *„IBAN auf dem Dokument weicht von den Stammdaten ab.“*  
> Prüfen Sie diesen Fall bitte genau mit der Buchhaltung oder dem Lieferanten gegen.
> 
> **2. Komfort-Funktion: Fehlende IBAN mit 1 Klick in die Stammdaten übernehmen:**  
> Hat der zugeordnete Lieferant in Buildeazy bisher **noch keine IBAN** hinterlegt, auf dem Beleg wurde aber eine Bankverbindung erkannt, blendet Buildeazy direkt unter dem Lieferantenfeld eine Hinweiskarte ein:  
> *„Keine IBAN für diesen Lieferanten hinterlegt. Erkannte IBAN DE... in Stammdaten übernehmen?“*
> 
> - Ein Klick auf **`In Stammdaten übernehmen`** speichert die IBAN sofort dauerhaft im Lieferanten ab – ohne dass Sie die Maske verlassen müssen.
> - **Ihr Vorteil:** Künftige Rechnungen dieses Lieferanten werden sofort zu 100 % treffsicher erkannt und zugeordnet!
> - Möchten Sie die IBAN nicht speichern, klicken Sie einfach auf das Kreuzchen zum Verwerfen.

### C. Abweichungen zu hinterlegten Aufträgen (*Deviations*)

Wurde die Rechnung einem Auftrag zugeordnet, aber auf der Rechnung steht z. B. ein anderes Zahlungsziel oder Skonto als im Buildeazy-Auftrag vereinbart?

- Das System zeigt Ihnen die Differenz an.
- Sie können entscheiden, ob die Konditionen des Auftrags gelten oder per Klick auf **„Dokumentwert übernehmen“** der Wert der Rechnung übernommen werden soll.

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## 5. Bounding-Boxen im Beleg (PDF-Fundstellen)

Beim Klick in ein Formularfeld (oder beim Überfahren) hebt der PDF-Betrachter auf der linken Seite die exakte Stelle im Beleg farblich hervor, an der die KI diesen Wert gefunden hat. So lässt sich jeder Wert in Sekundenschnelle gegenlesen, ohne langes Suchen.

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## 6. Schritt-für-Schritt-Ablauf für Mitarbeiter

1. **Rechnung hochladen:** Beleg per Drag &amp; Drop oder über die Inbox öffnen.
2. **KI-Verarbeitung abwarten:** Die Meldung *„KI analysiert Rechnungsdokument…“* erscheint für ca. 2–4 Sekunden.
3. **Prüfen:**
    - Lieferant, Projekt und ggf. Auftrag prüfen.
    - *IBAN-Vorschlag übernehmen:* Erscheint unter dem Lieferanten der blaue Hinweis zur IBAN-Übernahme, genügt ein Klick auf <span style="color: rgb(0, 0, 0);">*„In Stammdaten übernehmen“*</span>, um die Bankverbindung direkt dauerhaft abzuspeichern.
    - Rechnungsnummer, Datum und Brutto-/Nettobetrag kurz mit der PDF links abgleichen.
    - Prüfen, ob Skonto- oder Zahlungsfristen korrekt hinterlegt sind.
4. **Ggf. anpassen:** Bei Bedarf Werte einfach korrigieren (orange Markierung). Bei Fehlern hilft der `Zurücksetzen`-Button.
5. **Erfassen:** Wie gewohnt auf **„Rechnung erfassen“** bzw. **„Weiterleiten“** klicken.

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## 7. Warum sich aktive Stammdatenpflege für Sie lohnt (Best Practices)

Die KI ist nur so schlau wie die Datenbasis, auf die sie zugreifen kann. Eine gute Datenpflege ist keine „lästige Fleißarbeit“, sondern **spart Ihnen und Ihren Kollegen jeden Tag spürbar Zeit**:

<div class="relative whitespace-pre-wrap word-break-all my-2 rounded-xl bg-muted border" data-line-end="123" data-line-start="115" id="bkmrk-%F0%9F%8C%9F-die-formel-f%C3%9Cr-max"><div class="min-h-7 relative box-border flex flex-row items-center justify-between rounded-t border-b border-border px-2 py-0.5"><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground">  
</div><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground">**🌟 DIE FORMEL FÜR MAXIMALE ERFASSUNGSGESCHWINDIGKEIT:**</div><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground">Gepflegte IBAN beim Lieferanten: 100 % automatische Erkennung</div><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground">Auftragsnummer auf dem Beleg: Sofortige Auftragszuordnung</div><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground">Archivierte Altprojekte: Null Verwechslungen / Rauschen</div><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground">Statuswerte Aufträge pflegen: Null Verwechslungen / Rauschen</div></div></div><div class="font-sans text-sm text-muted-foreground" id="bkmrk--7"></div>**Ihre konkreten Vorteile**

<div class="font-sans text-sm text-muted-foreground" id="bkmrk-kein-suchen-in-dropd">1. **Kein Suchen in Dropdowns:**  
    Ist die IBAN beim Lieferanten hinterlegt, erkennt das System den Rechnungssteller sofort mit **100 % mathematischer Sicherheit** – selbst wenn der Firmenname auf der Rechnung verkürzt oder anders geschrieben ist.
2. **Blitzschnelle Auftragszuordnung:**  
    Findet die KI den Lieferanten, filtert sie automatisch nur dessen Aufträge auf den aktiven Baustellen vor. Die Rechnung „springt“ direkt an die richtige Stelle.
3. **Schutz vor Fehlbuchungen und Betrug:**  
    Wird eine abweichende IBAN sofort rot/gelb markiert, fallen gefälschte Rechnungen oder fehlerhafte Zahlungsdaten sofort ins Auge.

</div>**Was ist in der Praxis sinnvoll zu tun? (Checkliste)**

**1. Fehlende IBANs mit einem Klick übernehmen:**  
Sobald bei der Erfassung die blaue Hinweiskarte *„In Stammdaten übernehmen?“* auftaucht: **Immer anklicken!** Damit ist die Bankverbindung für alle künftigen Rechnungen dieses Partners dauerhaft gespeichert.

**2. Rechnungssteller auf Auftragsnummer hinweisen:**  
Bitten Sie Nachunternehmer und Lieferanten darum, die Buildeazy-Auftragsnummer (z. B. `A-1042`) oder das konkrete Bauvorhaben auf der Rechnung anzugeben. Die KI liest diese Nummer aus und ordnet den Auftrag vollautomatisch zu.

**3. Auftragsstatus pflegen (z. B. Stornos auf „Ungültig“ setzen):**  
Wird ein Auftrag storniert, nicht ausgeführt oder wurde versehentlich doppelt angelegt: Setzen Sie den Auftragsstatus auf „Ungültig“. Die KI schließt ungültige Aufträge automatisch aus der Analyse aus. So wird verhindert, dass eine neue Rechnung versehentlich einem stornierten Auftrag zugeordnet wird.

**4. Eindeutige Bezeichnungen bei Liegenschaften &amp; WEGs:**  
Geben Sie bei Objekten und WEGs immer die genaue Hausnummer im Namen an (z. B. *„WEG Rosenheimer Str. 65“*). Die KI unterscheidet damit exakt zwischen benachbarten Hausnummern (z. B. 65 vs. 67).

**5. Beendete Projekte zeitnah archivieren:**  
Sobald ein Projekt fertiggestellt ist, sollte es auf *„archiviert“* gesetzt werden. Das System schließt alte Aufträge automatisch aus dem KI-Suchbereich aus, sodass nur noch Aufträge laufender Baustellen vorgeschlagen werden.

## 8. Häufige Fragen (FAQ)

**1. Was mache ich, wenn die KI ein Projekt oder einen Auftrag falsch zugeordnet hat?**  
Einfach das Dropdown anklicken und das richtige Projekt bzw. den richtigen Auftrag auswählen. Der manuelle Wert überschreibt den KI-Vorschlag sofort.

**2. Was passiert, wenn eine Rechnung sehr schlechte Scan-Qualität hat?**  
Das System erkennt minderwertige Scans und signalisiert dies durch einen niedrigeren Konfidenzwert. In diesem Fall sollten Sie die Beträge besonders sorgfältig prüfen oder fehlende Werte manuell nachtragen.

****3. Was bedeutet der Hinweis „In Stammdaten übernehmen“ beim Lieferanten?****  
Hatte der Lieferant in Buildeazy bisher noch keine Bankverbindung gespeichert, erkennt das System die IBAN auf dem Beleg und bietet Ihnen an, diese mit einem Klick in den Stammdaten nachzupflegen. Dadurch profitieren Sie und Ihre Kollegen bei allen zukünftigen Rechnungen dieses Lieferanten von einer automatischen, 100 % sicheren Erkennung.

**3. Lernt das System mit?**  
Ja, über die Stammdaten und den Projektkontext: Das System trainiert kein externes Modell mit Ihren Belegdaten (höchste Datensicherheit und DSGVO-Konformität). Stattdessen lernt Buildeazy über Ihre Datenbasis mit: Wenn Sie Lieferanten, Bankverbindungen, Aufträge und Projekte im System pflegen oder korrigieren, stehen diese Informationen der KI bei künftigen Rechnungen desselben Lieferanten sofort als Such- und Abgleichskontext zur Verfügung. Je vollständiger die Stammdaten und Aufträge gepflegt sind, desto treffsicherer ordnet das System neue Rechnungen automatisch zu.

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*Viel Erfolg beim Beta-Test! Bei Auffälligkeiten, Wünschen oder Fragen wenden Sie sich jederzeit gerne an unseren Support.*